هل تعلم أن العديد من الموظفين الجدد يقررون البقاء أو المغادرة خلال الأسابيع الأولى؟ وفقًا لبحث داخلي، 29% من الموظفين الجدد يتخذون قراراتهم في غضون أسبوع. (testgorilla.com) تخيل الصباح الأول للموظف الجديد، ترحيبًا حارًا، ولكن بعد ذلك تتأخر الأعمال الورقية، ومشكلات تكنولوجيا المعلومات، ولا أحد يقدمها بشكل صحيح. هذه التجربة لا تبدأ رحلتهم بشكل سيئ فحسب، بل تحدد أيضًا النغمة لما إذا كانوا سيستمرون في ذلك.
في هذه المدونة، ستحصل على خارطة طريق واضحة للالتحاق بالمملكة المتحدة، وستفهم أساسيات الامتثال (مثل فحوصات الحق في العمل، والمعاشات التقاعدية، وHMRC)، وتستكشف أفضل الممارسات القابلة للتنفيذ، وتكتشف الأدوات اللازمة لجعل عملية الإعداد مفيدة، بالإضافة إلى قائمة مرجعية قابلة للتنزيل يمكنك استخدامها.
المقترحة: ما هي أفضل ممارسات تأهيل الموظفين؟
ما هو تأهيل الموظفين
الإعداد مقابل التوجيه
يعد الإعداد أكثر من مجرد توجيه. في حين أن التوجيه قد يغطي المقدمات والأعمال الورقية في اليوم الأول، فإن عملية الإعداد هي عملية شاملة وطويلة الأجل لدمج موظف جديد في مؤسستك لمساعدته على فهم دوره ومهمة الشركة والفريق وإعداده للنجاح.
المتطلبات القانونية الخاصة بالمملكة المتحدة
- شيكات الحق في العمل:
يجب على أصحاب العمل التحقق من الحق القانوني للعمل في المملكة المتحدة قبل بدء التوظيف.
- عقود:
تطلب المملكة المتحدة بيانات مكتوبة بتفاصيل التوظيف في غضون شهرين من التوظيف، بما في ذلك الأجر وساعات العمل وغيرها من الشروط.
- فحوصات DBS:
بالنسبة للأدوار التي تشمل الأشخاص الضعفاء، قد يكون فحص خدمة الإفصاح والحظر (DBS) إلزاميًا.
- معاشات:
بموجب قانون التسجيل التلقائي في المملكة المتحدة، يجب تسجيل الموظفين الجدد المؤهلين في نظام التقاعد في مكان العمل.
- الضرائب وHMRC:
يجب على أصحاب العمل تسجيل الموظفين الجدد في HMRC، وإعداد PAYE، وإبلاغ رموز الضرائب بشكل صحيح.
المقترحة: ما هو تأهيل الموظفين؟
ثلاثة أخطاء شائعة يرتكبها أصحاب العمل في المملكة المتحدة (وكيفية تجنبها)
- يؤدي تأخير الاتصال قبل الإعداد إلى ترك الموظفين الجدد في الظلام وانخفاض المشاركة.
- إثقال كاهل اليوم الأول بالأعمال الورقية وإدارة التحميل الأمامي ولكن جنبًا إلى جنب مع الترحيب الذي يركز على الأشخاص.
- بإهمال الانغماس الثقافي أو الأدوار، بدون خطة منظمة لمدة 90 يومًا، يجد الموظفون الجدد صعوبة في الشعور بأنهم جزء من الفريق.
عملية الإعداد المُثبتة خطوة بخطوة في المملكة المتحدة
فيما يلي تفصيل لعملية الإعداد المنظمة، المصممة خصيصًا للموظفين في المملكة المتحدة، مع الجداول الزمنية المقترحة.
قبل اليوم الأول
- أرسل العقد ووصف الدور وحزمة الترحيب.
- أكمل فحوصات الحق في العمل والامتثال الآخر (DBS، عند الحاجة).
- قم بإعداد مساحة عمل الموظف (المكتب، تكنولوجيا المعلومات، المعدات) أو أرسل مجموعة أدوات الإعداد الافتراضية.
- قم بتعيين «صديق» أو مرشد يساعد الموظف الجديد على الاستقرار.
- أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا حارًا مع جدول أعمال اليوم الأول.
المقترحة: أفضل أدوات التوريد للمجندين
اليوم الأول
- قم بإجراء جولة (مكتب فعلي) أو قم باستضافة مكالمة فيديو ترحيبية (إذا كانت عن بعد/مختلطة).
- أوراق الموارد البشرية الكاملة (الرواتب والضرائب والسياسات).
- قم بإعداد الحسابات (البريد الإلكتروني والأدوات والوصول).
- قم بتقديم الموظف الجديد إلى فريقهم، والأصدقاء، وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
- قدم جدولًا واضحًا للأسبوع.
الأسبوع الأول
- تقديم التدريب الأولي (خاص بالوظيفة، وعمليات الشركة، والأمن).
- حدد التوقعات: اشرح أهداف الدور ومقاييس الأداء والأهداف قصيرة المدى.
- إجراء عمليات تسجيل الوصول: لقاءات يومية (أو منتظمة) مع المدير أو الأصدقاء للحصول على التعليقات والإجابة على الأسئلة.
- شجع الاندماج الاجتماعي غير الرسمي (غداء الفريق، لقاءات القهوة، جلسات الاستراحة الافتراضية).
المقترحة: تصنيف البلدان ذات أسواق العمل الأكثر تنافسية
أول 30/60/90 يومًا
- 30 يومًا:
راجع أهداف الأداء الأولية، وتأكد من الانتصارات الأولى، وأكمل أي امتثال/تدريب مفقود.
- 60 يومًا:
تدريب أعمق للأدوار والانغماس الثقافي وجلسات التغذية الراجعة.
- 90 يومًا:
مراجعة رسمية مع المدير وتقييم التقدم وتحديد أهداف طويلة الأجل ومناقشة التطوير.
- ما بعد اليوم 90:
استمر في عمليات تسجيل الوصول المنتظمة، وقم بتعيين المهام الممتدة، والاندماج في مبادرات الفريق الأوسع نطاقًا.
قائمة التحقق من الامتثال: ما يجب على كل صاحب عمل في المملكة المتحدة القيام به
فيما يلي قائمة مرجعية بالمهام القانونية ومهام الامتثال التي يجب على كل صاحب عمل في المملكة المتحدة إكمالها أثناء الإعداد:
- إجراء فحوصات الحق في العمل (جواز السفر أو التأشيرة أو ما يعادلها)
- قم بتوفير وتوقيع عقد التوظيف /بيان مكتوب
- فحوصات DBS الكاملة، إن وجدت
- تسجيل الموظف في نظام التقاعد في مكان العمل (إذا كان مؤهلاً)
- قم بالتسجيل في HMRC وقم بإعداد تفاصيل PAYE/الضرائب
- التعريف الكامل بالصحة والسلامة (الحريق والإسعافات الأولية ومخاطر مكان العمل)
- شرح خصوصية البيانات (GDPR) والحصول على الموافقة عند الحاجة
- إصدار دليل الموظف/وثائق السياسة
- إعداد بروتوكولات أمان تكنولوجيا المعلومات (VPN، حقوق الوصول)
- ترتيب جدول مراجعة الاختبار وتقييم الأداء
المقترحة: ما هي ضريبة القيمة المضافة؟
مواقف صعبة يجب تجنبها:
- يمكن أن يؤدي تخطي شيكات الحق في العمل أو تأخيرها إلى غرامات قانونية.
- إن نسيان التسجيل التلقائي للموظفين في المعاش التقاعدي ينطوي على مخاطر عدم الامتثال.
- قد يؤدي إهمال عمليات تسجيل الدخول تحت الاختبار إلى تغيير الموظفين مبكرًا، وفك ارتباط الموظفين الجدد دون ملاحظات.
جعل عملية الانضمام إلى الطائرة أمرًا لا يُنسى (وممتعًا!) لموظفي المملكة المتحدة
لا يجب أن يكون الإعداد مملًا، فإليك بعض الطرق لجعله لا يُنسى، خاصة في سياق المملكة المتحدة:
- نظام الأصدقاء:
قم بإقران الموظفين الجدد بزميل راسخ؛ فهذا يساعدهم على الشعور بالدعم والاندماج الاجتماعي.
- وجبات الغداء أو الشاي على متن الطائرة:
قم بتنظيم غداء ترحيبي أو شاي بعد الظهر أو التواصل الاجتماعي الافتراضي للأسبوع الأول.
- أحداث الفريق وأيام الثقافة:
قم بإجراء جلسة ترحيب تتعمق في قيم الشركة ورسالتها و «كيف نفعل الأشياء هنا».
- نصائح احترافية للشركات الصغيرة في المملكة المتحدة:
استخدم اللمسات البسيطة عالية التأثير وحزم الترحيب المطبوعة + مكالمات الفيديو الجماعية + عميل محتمل مخصص للإعداد بدلاً من الاستعانة بمصادر خارجية.
المقترحة: أفضل أدوات فحص المرشحين للقائمين بالتوظيف
الإعداد عن بُعد والهجين: مُغير قواعد اللعبة لعام 2025
ومع ترسيخ العمل عن بُعد والعمل المختلط، تعمل الشركات البريطانية على تكييف إجراءات الإعداد وفقًا لذلك.
- استخدم منصات الإعداد الرقمية لتقديم العقود ووحدات التدريب والمحتوى الترحيبي.
- يمكن لأدوات مثل برنامج تأهيل الموظفين أتمتة النماذج والتدريب وعمليات تسجيل الوصول.
- اجعل الإعداد الافتراضي أكثر جاذبية: قم باستضافة مقدمات مباشرة للفريق، وأرسل «مجموعات الإعداد» مع غنائم تحمل علامة تجارية، وقم بتشغيل ندوات عبر الإنترنت ذات طابع خاص بالإدماج.
- على سبيل المثال: استخدمت إحدى شركات التكنولوجيا في المملكة المتحدة جولة فيديو بزاوية 360 درجة و «جلسات القهوة الافتراضية» الأسبوعية لمساعدة الموظفين عن بُعد على الشعور بأنهم جزء من الفريق.
قياس نجاح الإعداد (مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس)
لفهم ما إذا كانت عملية الإعداد الخاصة بك تعمل أم لا، قم بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية التالية:
- معدل الاستبقاء (خاصة خلال أول 90 يومًا أو 6 أشهر)
- درجات المشاركة (عبر ردود الاستطلاع)
- وقت الإنتاجية (كم من الوقت قبل أن تصل التعيينات الجديدة إلى أهداف الأداء)
- رضا الموظفين الجدد (استبيان الإعداد)
- معدلات الإنجاز لمهام الإلحاق/الوحدات التدريبية
عينة من أسئلة الاستطلاع:
- «هل تشعر أن أسبوعك الأول كان منظمًا جيدًا؟»
- «ما مدى ثقتك في دورك بعد الشهر الأول؟»
- «ما الذي كان يمكن أن يجعل عملية الإعداد الخاصة بك أفضل؟»
نظرة مرجعية في المملكة المتحدة:
وفقًا لبحث داخلي، استقال 20٪ من الموظفين خلال أول 45 يومًا إذا كان الإعداد ضعيفًا. كما أن الشركات التي لديها عملية تأهيل قوية تبلغ عن الاحتفاظ بها تحسينات تصل إلى 82%.
أسئلة وأجوبة: تأهيل الموظفين في المملكة المتحدة
ما المدة التي يجب أن تستغرقها عملية الإعداد في المملكة المتحدة؟
يجب أن يستمر الإعداد الفعال لمدة 90 يومًا على الأقل، مع مراحل منظمة في 30 و 60 و 90 يومًا.
ما المستندات التي يجب أن أقدمها؟
العقود (بيان مكتوب)، ودليل الموظف، ومعلومات التقاعد، وإعداد الضرائب/PAYE، ووثائق السياسة.
هل يمكنني ركوب شخص ما عن بُعد؟
نعم، يعد الإعداد الهجين/عن بُعد أمرًا شائعًا. استخدم الأدوات الرقمية للأعمال الورقية والمقدمات الافتراضية والتدريب عبر الإنترنت.
ماذا لو كان الموظف بحاجة إلى فحص DBS؟
يجب أن تبدأ فحص DBS قبل اليوم الأول إذا كان الدور يتطلب ذلك. لا تدع الشيك يؤخر بقية عملية الإعداد.
هل أحتاج إلى تحديد أهداف الأداء؟
نعم. يساعد تحديد أهداف 30/60/90 يومًا الموظفين الجدد على رؤية المكاسب المبكرة ويضمن التوافق مع أهداف العمل.
9. الأفكار النهائية: لماذا يعتبر محترفو الموارد البشرية في المملكة المتحدة أبطال الإعداد
إن الالتحاق بالعمل في المملكة المتحدة، إذا تم بشكل صحيح، ليس مجرد إجراء شكلي قانوني. إنها فرصة قوية لبناء الانتماء ووضع توقعات واضحة ووضع الأساس للمشاركة طويلة الأجل. من خلال أفضل الممارسات والعملية المنظمة والأدوات المناسبة (خاصة للفرق التي تعمل عن بُعد أو المختلطة)، يتمتع متخصصو الموارد البشرية بالقدرة على تحويل اليوم الأول إلى يوم للأبد.
ترسل رحلة الإعداد المدروسة رسالة واضحة: «أنت مهم. لقد استثمرنا فيك منذ البداية.» هذه هي الطريقة التي تبني بها المواهب التي تبقى.
